Найризикованіший момент для бухгалтерії — не податкова перевірка, а день, коли облік переходить до нових людей. Полтавські агропідприємства й переробники відчувають це особливо гостро. Сезонні піки документів, елеватори, кілька складів і довгі ланцюги контрагентів роблять облік громіздким, а знання про нього часто зосереджені в однієї людини.
Коли компанія переходить на аутсорсинг бухгалтерських послуг, передання справ стає окремим етапом зі своїм графіком, відповідальними й документами. Що краще його підготовлено, то менше сюрпризів у перші місяці.
Дата, реєстри й доступи
Спершу визначте дату, станом на яку передають облік, і закріпіть її розпорядженням. По можливості закрийте період, а якщо не виходить, складіть перелік відкритих операцій, щоб нова команда не відновлювала їх за виписками. Підготуйте опис договорів, первинних документів із позначенням відсутніх, зарплатних даних, активів і залишків на складах, а також календар звітів і податкових платежів.
Доступи — окрема тема. Складіть перелік облікових програм, банківських систем, електронних кабінетів і сервісів документообігу з відповідальними особами. Після передання змініть паролі, відкличте ключі тих, хто більше не працює з обліком, і подбайте про кваліфіковані електронні підписи для нових людей.
Звірки й акт приймання-передання
Перед підписанням акта залишки звіряють з документами: банк, каса, склади, розрахунки з контрагентами й бюджетом за даними електронного кабінету. Зовнішня команда звіряє передані цифри, але інвентаризацію не замінює, бо за неї відповідає керівник компанії.
Акт складають у довільній формі. У ньому перелічують передані документи, стан звітності й сплати податків, залишки на рахунках, дебіторську й кредиторську заборгованість, останні перевірки й запити державних органів, доступи й підписи. Пояснювальна записка про особливості обліку й список термінових завдань на перший місяць збережуть новій команді багато часу.
Паралельний місяць і нові ролі
Перший місяць після передання добре провести паралельно. Попередній бухгалтер ще на зв’язку, нова команда веде облік, зарплату рахують двічі й порівнюють результат. Заздалегідь домовтеся, хто в цей період погоджує й підписує платежі та звітність, щоб не було подвійних дій.
Після переходу ролі фіксують у договорі: хто збирає первинні документи й відповідає за їхню повноту, де зберігається база, хто має до неї доступ, як заміняють фахівця на час відпустки. Які ділянки зазвичай охоплює бухгалтерський аутсорсинг для ТОВ, від звітності до супроводу перевірок, видно з окремого огляду.
Корисно, коли за клієнтом закріплено відповідальну особу й резервну команду. Саме такий порядок роботи з клієнтами описано на uhy-prostir.com.
І ще одна проста порада. У перший місяць не міняйте одночасно бухгалтера, облікову програму й банк. Кожна з цих змін окремо цілком керована, а всі три разом дають більше плутанини, ніж будь-яка перевірка.
