Незважаючи на стрімкий розвиток технологій, для повноцінної роботи будь-якого офісу як і раніше необхідні канцелярські приналежності. Як не дивно, вони позитивно впливають на продуктивність і комфорт співробітників, роблячи їхню роботу більш ефективною.
Основні вимоги до офісної канцелярії
- Довговічність. Канцелярські приналежності повинні бути міцними і надійними, що відмінно витримують щоденну експлуатацію. Це дозволяє заощадити бюджет компанії, виключаючи часті заміни.
- Ергономіка. Канцтовари повинні бути зручними і безпечними у використанні, щоб уникнути стресових ситуацій і випадкового травмування.
- Безпека. Канцелярські приналежності повинні виготовлятися з екологічно чистих матеріалів і підлягати переробці, що позитивно впливає на навколишнє середовище.
- Забезпечення. Кожен офіс має свої специфічні завдання, які важливо враховувати при виборі. Це може бути папір нестандартного розміру або промисловий степлер для скріплення великого обсягу аркушів.
У цей список також можна додати підбір канцтоварів відповідно до корпоративного стилю, стандартів якості, вартості і бюджету.
Щоб праця співробітників була ефективною і комфортною, рекомендується складати перелік необхідної канцелярії, враховуючи чисельність персоналу, специфіку роботи кожного відділу, особливості організації робочих процесів та індивідуальні потреби окремих працівників.
Базові канцелярські приналежності для офісу можна класифікувати на чотири категорії.
- Спеціальне обладнання, яке спрощує діловодство. У цю категорію входять степлери, калькулятори і дироколи. Обираючи якісні калькулятори в інтернет-магазині, рекомендується враховувати їх розмір і наявність додаткових функцій. Для степлера і дирокола важливим параметром є кількість аркушів, які вони можуть одночасно скріпити або пробити.
- Паперова продукція. Для офісних потреб доцільно придбавати папір А4 оптом. Також будуть корисні стікери, папір для нотаток, блокноти і конверти. Обирати папір слід з урахуванням формату, щільності і ступеня білизни матеріалу. Критерії вибору блокнота в Україні трохи складніші – важливо звертати увагу не тільки на щільність аркушів і формат, але й на ліньовку, тип кріплення, матеріал обкладинки, а також наявність датованої розмітки.
- Настільні аксесуари. Для підтримання порядку на робочому місці без органайзерів для документів і підставок для письмового приладдя не обійтися. Критеріями їх вибору є місткість, міцність, практичність і естетичність.
- Додаткові аксесуари. Для систематизації і зберігання документів в офісі рекомендується придбати пластикові і картонні папки, скорозшивачі і файли. Така продукція для діловодства дозволить забезпечити збереження та цілісність документів.
У список базових офісних канцтоварів можна включити приналежності, що відповідають специфічним потребам компанії. Наприклад, для проведення презентацій доречно купити магнітно-маркерну дошку і спеціальні маркери для неї. Для доповідей і тренінгів корисними будуть бейджики, аркуші ватману, інтерактивна дошка та інші аксесуари.
