Зручна товарооблікова програма — це складна багатофункціональна система, здатна в десятки разів спростити роботу матеріально-відповідальних осіб та практично повністю виключити вплив людського фактора на багато бізнес-процесів у роздрібній чи оптовій мережі, на складі, у кафе, ресторані чи іншій організації.
Автоматизований облік товарів та продажів застосовуються у сферах бізнесу, де передбачається:
- продаж та/або закупівля продукції;
- проведення інвентаризацій;
- оформлення видаткових та прибуткових накладних, рахунків тощо;
- аналітика та складання звітності з продажу, закупівель, залишків, недостач і т. п.;
- проведення персоналізованих акцій, програм лояльності;
- контроль вартості та оперативна переоцінка продукції.
В цілому, всі ці дії можна здійснювати і без спеціального ПЗ, але для цього має бути багато, уважно, правильно та вдумливо аналізувати наявну інформацію.
Звичайно, сама по собі програма для ведення обліку нічого не зробить: не змінить цінники на товарах без продавця, не прийме продукцію без комірника, не розробить акції без участі менеджера. Але товарообліковий софт значно спростить життя персоналу компанії та її власнику — у рази зменшить кількість ручних операцій та виключить можливість випадкових помилок.
Щоб це ПЗ стало ефективним «помічником», воно має не тільки правильно вести облік надходження товарів, але виконувати низку інших функцій. Серед них:
- Завантаження та імпорт прайс-листів постачальників. Софт повинен працювати як мінімум з csv і xls форматами, вміти додавати тільки нові товарні позиції, ігноруючи наявні, а також аналізувати попередні відомості (вартість, дату виготовлення тощо), замінюючи їх на актуальні.
- Контроль за переміщенням товарів на складі та формування звітів про залишки продукції. Користувач ПЗ повинен бачити: коли, з якого складу та в якому обсязі було відвантажено товар, скільки одиниць було продано, який актуальний статус у наявної продукції (відвантажена, зарезервована тощо).
- Робота в онлайн режимі (оновлення баз) та синхронізація з онлайн-касами. Інформація про продану або відвантажену продукцію повинна моментально передаватися до товарооблікового ПЗ. Для підприємств, які використовують контрольно-касову техніку, ідеальне рішення - програма для ведення обліку товарів, що постачається разом із нею.
- Можливість здійснювати повернення товару, зокрема і часткове, якщо одержувачем було прийнято лише частину відвантаженої продукції. Також постачальнику потрібно бачити, де саме «зависла» його продукція: у кур'єрській службі, складі пункту видачі тощо.
- Автоматичний збір замовлень. Дана можливість актуальна для компаній, які збирають відправлення з різних складів або різних постачальників.
