Как выбрать конференц – зал для проведения семинара
Планирование организации тренинга, конференции, требует грамотного подхода. Встреча должна проходить в комфортной обстановке с необходимой оснащенностью оборудованием. Основными параметрами подбора зала выступает месторасположение, вместительность. Аренда конференц-зала Киев – успех деловой встречи.
Общий осмотр помещения, интерьер и оборудование
Серьезная тематика проведения семинара подразумевает наличие строгого стиля. Чистота, минимализм конференц-зала создаст правильный настрой участникам. Стоит учитывать длительное пребывание в данном помещении в течение дня. Внимание уделяется дизайну интерьера. Преобладание сдержанности стилистики и одновременно современности оформления, добавит баллов мероприятию. Отсутствие броских акцентов. Приветствуются нейтральные оттенки. Лишние детали не должны отвлекать гостей от мероприятия. Зал должен отражать соответствующий тематике формат.
Касательно тренингов воркшопов, здесь подойдет менее формальная обстановка. Свободная атмосфера позволит создать доверительный климат в помещении. Что обеспечит людям легкое восприятие подаваемого контента. Каждый участник будет находиться на своем месте, чувствуя себя комфортно. В качестве оптимального варианта может быть идея лофт. Благодаря многофункциональности этого стиля, можно без усилий организовать творческое событие с небольшой стоимостью аренды.
Предварительно необходимо определиться с требуемым для встречи инвентарем и оборудованием. Для лучшей наглядной демонстрации можно использовать большой экран телевизора. Также применяется проектор. Не обойтись без мультимедийной или интерактивной доски. Обязателен микрофон, хорошо оснастить несколькими изделиями. Понадобятся вспомогательные источники питания.
Учитывается каждая деталь в зале. Должен быть сильный сигнал wi-fi. В случае потребности, администраторы на месте предоставляют возможность подключения аппаратуры. Ведение онлайн трансляции проводится при условии стабильного соединения к сети. По прибытии в зал, желательно протестировать связь с интернетом. Можно запустить приложения из разных источников. Не помешает проведение тестовой версии. Если не нужно такое транслирование, нужно проверить выход в сеть всех присутствующих.
Определение количества человек
Важным критерием является правильный расчет посадочных мест. Это поможет избежать форс-мажорных ситуаций. Бывает, что мероприятия посещают нежданные участники. Необходимо предвидеть этот момент.
Определение количества человек, на планируемое событие позволяет подобрать площадь помещения. Что исключит маленький или слишком большой зал. Число посетителей несложно рассчитать, если конференция проводится по записи. Если билеты будут распространены перед началом проведения, стоит уточнить возможность установки дополнительных мест.
Местоположение
В первую очередь нужно назначить дату мероприятия. Затем учитываются предпочтения нахождения локации. На какие моменты следует обратить внимание:
● удобство транспортной развязки. Участники не должны испытывать дискомфорта во время маршрутного следования к месту. Планируя действо в будний день, стоит брать во внимание городскую загруженность транспорта. Можно проанализировать возможность проезда принимающих участие в конференции общественным транспортом, также на собственном авто. Важно помнить об особенностях определенных участков города в праздничные дни;
● удобство места размещения локации. Варианты, находящиеся вне города, исключаются. Приезжим сподручней добираться в центр, нежели тратить время на поиски места.
Базовые параметры комфорта
Ключевыми факторами, благотворно влияющие на реализацию проекта, являются:
● чистота помещения для отдыха в перерывах в течение конференции;
● предоставление возможности перекуса в приятной обстановке;
● наличие опрятного санузла;
● мероприятие должно проходить в освещенном зале, оснащенном обогревом в зимний период. В летнее время предусматривается система кондиционирования.
Отдавая предпочтение подходящему варианту, лучше лично убедиться в благоустройстве пространства.
Можно осмотреть туалет. Место должно обладать чистотой, с наличием предметов гигиены. В случае отсутствия необходимых принадлежностей, можно озвучить проблему администратору. Лучше сразу проверить функциональность осветительных приборов, наличие зеркал. Это необходимо делать, чтобы избежать плохого впечатления от мероприятия.
Не лишним будет узнать о ближайших кафе. Может потребоваться обслуживание в период пауз. Учитывается неспешный поход участников поесть, выпить чашку чая. Вместимость заведения общепита не должна доставлять дискомфорта и не омрачать очередями.
Проведение кофе-брейка подразумевает расположение вблизи зала. Приветствуется оснащенность небольшими диванами, креслами. Зона отдыха должна способствовать расслаблению человека. Нужно заранее узнать об обеспечении провиантом.
Зимой недопустимо, чтобы присутствующие мерзли. Лучше убедиться в наличии обогревателей, обеспечивающий требуемый микроклимат.
При планировании большого числа участников, стоит предусмотреть парковку для их личного транспорта. Можно также воспользоваться трансфером к пункту назначения.
Технический аспект
Достичь положительного результата удастся благодаря слаженной работы группы людей. Стоит обговорить все организаторские моменты с владельцем зала. Сюда входит возможность встречи гостей в холле, работа гардероба, функционирование бара, уборка территории.
Необходимо договориться о выделении технического сотрудника. Который в случае неполадок быстро исправит ситуацию, настроит оборудование. Также может понадобится замена техники. Если данное условие не предусмотрено арендой, можно нанять сотрудника со стороны. В завершении лучше заключить договор на оказание услуг, внеся предоплату, если это требуют условия.
